Redacción técnica: ¿por qué un redactor técnico debe saber cómo solicitar el tipo correcto de hoja de especificaciones?

Una «hoja de especificaciones», abreviatura de documento de especificaciones, son los planos que determinan el aspecto que debe tener un producto o servicio, cómo debe operar o funcionar, qué características debe tener y qué beneficios debe ofrecer a los usuarios finales. cuanto debe costar, etc.

Si una empresa no tiene hojas de especificaciones para un nuevo producto, no tiene un nuevo producto. Período. Estas «hojas» son tan importantes como los «mapas» para el capitán de un barco o avión.

La mayoría de las veces, estas hojas están escritas por ingenieros, gerentes de proyectos y productos, gerentes de marketing y ventas, analistas de negocios, etc. Pero a veces también se les pide a los redactores técnicos senior que escriban una. Y, por lo general, se les pide a los escritores técnicos que mejoren una hoja de especificaciones existente o que escriban otro documento (como un Manual del usuario) basado en una hoja de especificaciones existente. Entonces, en ambos casos, es importante que un escritor técnico sepa qué es una hoja de especificaciones y tenga una comprensión y expectativa realistas de su contenido.

Es solo sobre la base de tal comprensión que un escritor técnico puede llevar a cabo una comunicación significativa con el resto del equipo del proyecto. Si, por ejemplo, un redactor técnico está escribiendo la sección de solución de problemas de un manual de usuario, sería útil si pidiera ver las «especificaciones de prueba» para comprender si ese elemento de solución de problemas en particular ha sido probado o no; y si se probó, cuáles fueron los resultados y cómo se solucionó el error. Luego, el escritor puede consultar la «lista de errores» o la «pista de prueba» y descubrir cómo se resolvió un elemento de solución de problemas en particular y reflejarlo en el manual.

Pero imagine una situación en la que un redactor técnico no conoce la diferencia entre una hoja de especificaciones de «prueba» y una de «comercialización», e incluso tal vez su diferencia con una «declaración de alcance». Si en tal situación el escritor pide ver las «especificaciones de marketing» o el «documento de alcance» como material de referencia para el capítulo de solución de problemas, puede haber dudas sobre su competencia. Es por eso que es importante que, como redactor técnico, conozca estas diversas hojas de especificaciones y sepa cuándo consultar o solicitar una.