Lograr que los equipos den un paso adelante

Como gerente, trabaja con un equipo de personas fantásticas que son expertas en sus campos. Son jugadores de equipo fuertes y entusiastas con una excelente ética de trabajo que están dispuestos a compartir sus conocimientos. Desafortunadamente, muchos tienen dificultades para transmitir sus pensamientos por escrito, lo que los hace parecer menos capaces de lo que son. Es tu responsabilidad ayudarlos, y hacerlo beneficiará a todo el equipo.

En este artículo, hablaremos sobre los problemas comunes en la escritura comercial y cómo los gerentes pueden ayudar a los miembros del equipo a reconocer sus propios problemas de escritura, revisándolos antes de publicarlos.

Identificación de problemas comunes

Cada pieza de escritura, incluida la escritura comercial, se juzga por su sustancia, tono, estructura, gramática, mecánica y presentación general. Pueden servir para diferentes propósitos y su contenido debe adaptarse en consecuencia: la redacción de informes debe enfocarse de manera diferente a la redacción de artículos para boletines, y los manuales no son comunicados de prensa ni agendas de reuniones. Sin embargo, independientemente del entregable final, cada pieza debe escribirse teniendo en cuenta las mejores prácticas.

Sustancia

La sustancia es el mensaje más importante que le gustaría entregar a los lectores. Sin ella, un escrito es idéntico a un espacio en blanco.

«Sustancia» no se limita a los problemas cubiertos en el declaración de tesis. Cada oración individual debe tener su propio «peso» y servir a un propósito particular.

Una pieza de escritura no puede considerarse «buena» si no transmite adecuadamente el significado de una manera esclarecedora, o al menos significativa. En los negocios, esto puede incluso ser la diferencia entre hacer o matar las ganancias. La urgencia por tener una buena redacción comercial es real.

Tono

La gente tiende a hablar infantilmente con los niños, especialmente con los niños pequeños. Sin embargo, habla para impresionar al presentar el último informe presupuestario frente a la gerencia. Al igual que hablar, las palabras escritas también tienen su tono.

Escrito, «tono» es la actitud que el escritor proyecta hacia un tema para que los lectores lo comprendan. A menudo se transmite a través de la elección de palabras y la perspectiva del escritor sobre el tema.

En la escritura comercial, el tono aceptable es profesional y autoritario, no condescendiente ni arrogante. A menudo se considera «plano» pero significativo, conciso y directo. Sin embargo, puede ser formal o menos formal, dependiendo de la audiencia.

Estructura

Una cosa que distingue a un documento de sus contrapartes es la estructura. Al igual que hablar, un escrito debe tener el llamado «orden de las ideas», de lo contrario se convertiría en una divagación de ideas variadas.

En general, el orden estándar es introducción-cuerpo-conclusión. Sin embargo, la forma en que cada uno se presenta depende del documento de entrega final. Por ejemplo, un informe comercial se puede escribir como un trabajo universitario con un resumen en la parte superior como introducción. El órgano puede abarcar cuestiones individuales y la argumentación o análisis de los hechos. Puede terminar con una conclusión sobre cómo va el negocio y qué se puede hacer para mejorar las ganancias.

Para cualquier documento comercial, continúe refiriéndose a las mejores prácticas para estructurarlos. Para estar seguro, siempre cree un esquema antes de comenzar a escribir todo el documento.

Gramática

mala gramática Ocurre cuando el escritor usa un uso incorrecto o poco común de verbos, modificadores y tiempos verbales, lo que puede alterar los significados y causar malentendidos.

El uso deficiente de la gramática puede ocurrir tanto en escritores de inglés nativos como de segunda lengua o extranjeros. Cualquiera que sea el escritor, los errores gramaticales pueden ser una fuente de vergüenza que mantiene como rehenes el avance social o profesional. En los negocios, los errores gramaticales pueden hacer que la dirección de la empresa parezca incompetente y torpe.

Mecánica

Los errores mecánicos se refieren a errores de ortografía, mayúsculas y puntuación. Es común cuando se escribe rápido y la atención se centra en el contenido y no en la forma.

Si bien por lo general no afecta la comprensión del contenido por parte de los lectores, puede causar malentendidos costosos y reflejarse negativamente en el escritor. Imagine recibir un correo electrónico comercial lleno de errores mecánicos. ¿No te haría cuestionar su competencia?

Presentación

Los documentos comerciales incluyen perfiles corporativos, cartas, memorandos, informes, propuestas, planes comerciales, documentos financieros, documentos contables, documentos de servicio al cliente, documentos operativos, resúmenes de reuniones y material de marketing. Cada tipo de documento viene con sus estructuras y diseños distintivos. Siempre debe consultar las mejores prácticas de la industria y adaptar el diseño y el contenido según el tipo de documento.

Un plan de negocios, por ejemplo, incluye lo siguiente:

• resumen ejecutivo
• descripción general del negocio/industria
• análisis de mercado
• Análisis competitivo
• plan de ventas y marketing
• plan de propiedad y manejo
• plan de operación
• Plan financiero
• apéndices y exhibiciones

Un informe comercial, por otro lado, incluye las siguientes secciones:

• resumen
• introducción (información de la industria o del mercado, propósito y alcance)
• métodos de recopilación de datos
• principales hallazgos de la investigacion
• conclusiones y recomendaciones clave
• referencias
• apéndices

Cómo los gerentes pueden ayudar a los miembros del equipo

Idealmente, un gerente es también un entrenador. Como entrenador, usted ayuda a los miembros del equipo, así como a los dueños de negocios, y les sirve con acciones útiles que eventualmente agregan valor a los productos y servicios.

Cuando se trata de redactar problemas, desea asesorar a los miembros del equipo y, al mismo tiempo, servir a la gerencia y la junta directiva. Comience con la creación de los estándares. Luego hacerlas cumplir, actuando como editor o nombrando uno, y actuando como entrenador de redacción o nombrando uno.

Use pautas de escritura

Usar El libro de estilo de Associated Press pautas para escribir mecánicas y estructuras de artículos. Si tienes otras opciones, considéralas también. Sin embargo, para los documentos comerciales, donde los esquemas y diseños no son periodísticos, es posible que deba desarrollar pautas propias específicamente para su organización. Puede crear una guía de estilo personalizada dentro de ProWritingAid, que es especialmente útil si los miembros de su equipo trabajan de forma remota.

Cree pautas específicas para cada documento comercial. Sea conciso y minucioso. En los negocios, tales instrucciones a menudo se denominan procedimientos operativos estándar (SOP). Asegúrese de que cada miembro del equipo tenga una guía de referencia como punto de partida, con ejemplos o plantillas que puedan adaptar para uso individual.

Hacer cumplir las pautas

Ahora que el libro de estilo de las pautas y las referencias están en su lugar, debe estar dedicado y atento para asegurarse de que se utilicen. Recuerde a los miembros del equipo que los tengan disponibles en todo momento.

Capacite a los miembros del equipo en varias sesiones, para que adquieran el hábito de utilizar los recursos disponibles. Cree una política de puertas abiertas en la que los miembros del equipo puedan acudir a usted o a un editor/entrenador de redacción designado cada vez que encuentren algún problema.

Designar un editor/entrenador de redacción

Si su organización tiene el presupuesto, contrate a un editor profesional que también pueda servir como entrenador de redacción. Esto le permitirá concentrarse en las tareas laborales y la calidad del contenido, en lugar de entrenar a los miembros del equipo y editar continuamente su trabajo, lo que puede llevar mucho tiempo.

El candidato ideal es un editor experimentado que haya capacitado a profesionales de negocios en la producción de documentos comerciales durante varios años. Se pueden encontrar grupos de editores disponibles en bolsas de trabajo de redacción oa través de organizaciones de escritores y editores profesionales.

Infundir la mentalidad de crecimiento

Mejorar la calidad de escritura de los miembros del equipo requiere un espíritu de excelencia. Desarrolle su entusiasmo y moral positiva con su contagioso optimismo. Crea fuertes lazos entre los miembros, para que estén ansiosos por ayudarse unos a otros en lugar de discutir sobre quién es mejor escritor.

Infundir positividad siempre es favorable a largo plazo. Según la profesora de psicología de la Universidad de Stanford Carol Dweck, autora de Mentalidad, las personas crecen aprendiendo de sus errores. Y comienza con una mentalidad positiva de que cada error es un paso más cerca de hacer un trabajo bien hecho. Inculque la actitud de que su escritura eventualmente mejorará con el aprendizaje continuo.

Seguir las pautas y trabajar en estrecha colaboración con un entrenador/editor será muy valioso a largo plazo. Cuando el sistema editorial esté en su lugar, los miembros del equipo se acostumbrarán a la auto revisión y auto edición.

Sobre todo, la mentalidad de crecimiento es fundamental. Ser expertos en otros campos no es excusa para dejar de aprender y crecer en otra área. Anime a los miembros de su equipo a aprovechar la oportunidad de perfeccionar una nueva habilidad. ¡Feliz escritura!