En 1990, una estudiante de psicología de la Universidad de Stanford llamada Elizabeth Newton demostró que los presentadores sobreestiman cuánto entienden los oyentes.
En su estudio titulado «los golpeadores y los oyentes», se pidió a la mitad de los participantes que eligieran una canción conocida y tocaran la melodía en una mesa. El trabajo de los otros participantes era adivinar la canción.
Durante el estudio, se tocaron 120 canciones famosas. Los golpeadores estimaron que la mitad de las canciones estarían correctamente identificadas. Ellos estaban equivocados. Los oyentes solo pudieron identificar el 2,5% de las canciones.
Este estudio muestra que es muy importante comunicarse con claridad y sobrecomunicarse al compartir nuevas ideas. Si no te comunicas con claridad, tu audiencia no absorberá tanto como esperas. Dado que gran parte de nuestra comunicación se realiza digitalmente en estos días, es crucial escribir de manera clara e inteligente.
Ahí es donde entra ProWritingAid. El asistente de escritura puede ayudarlo a convertirse en un mejor comunicador. Así es cómo.
1. Escriba de forma clara y concisa
Cómo puede ayudar ProWritingAid
El Informe de oraciones pegajosas de ProWritingAid destaca oraciones en las que usa demasiado palabras pegajosas. Las palabras adhesivas unen las oraciones, pero no significan nada por sí mismas.
Toma la siguiente oración:
- Para mí, este momento del día siempre ha sido el mejor para realizar reuniones.
Si ejecuto el informe sobre esta oración, obtengo esta sugerencia:
puedo quitar Para [me] y siempre ha sido para agudizar mi significado:
- Esta hora del día es la mejor para celebrar reuniones.
Esto es más persuasivo y hará que tu lector tenga más probabilidades de seguir leyendo para averiguar por qué.
Algunas palabras pegajosas siempre son necesarias para que tu oración tenga sentido. Sin embargo, eliminar algunas de estas palabras ayudará a llegar más rápido al significado.
Por qué es importante
Los excelentes comunicadores van al grano rápidamente. ¿Qué tan rápido puedes decir lo que quieres decir?
Recorte tantas palabras como sea posible de sus presentaciones, correos electrónicos, materiales de marketing e incluso mensajes de Slack. Pero cuando esté editando su contenido, asegúrese de que su mensaje principal no cambie. Si es así, has ido demasiado lejos. Si puede decir lo mismo en menos palabras, ya ha comenzado a comunicarse con claridad.
Menos palabras suelen ser más efectivas, especialmente en un entorno profesional. Si sus boletines y materiales de negocios son muy largos, la gente no le prestará atención.
La lectura de documentos extensos puede ser aburrida, confusa y abrumadora. Los lectores también tendrán dificultades para entender exactamente lo que intentas decir. Tienen que buscar los puntos principales de su mensaje.
Cuando los lectores tienen que hacer un trabajo innecesario, terminan siendo gruñones. Es posible que las personas gruñonas no sean muy receptivas a lo que dices.
Ya sea que esté escribiendo un correo electrónico, material de marketing o una publicación en las redes sociales, sea breve. Atraerás y mantendrás la atención de la gente. Lo que diga también puede ser recordado y tener un impacto duradero.
2. No use lenguaje técnico, a menos que sea necesario
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La configuración de estilo de escritura comercial de ProWritingAid habilita la regla anti-jerga. Esto resaltará la jerga comercial común en su escritura para que pueda reemplazarla con un lenguaje más fácil de leer.
Descubra cómo utilizar los diferentes estilos de escritura.
Por qué es importante
La mayoría de los profesionales están de acuerdo en una cosa: las buenas habilidades de comunicación son cruciales para un liderazgo eficaz. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos se comunican tan mal que sus escritos y declaraciones se convierten en bromas corporativas.
Dilbert, la tira cómica estadounidense, es bien conocida por su humor satírico de oficina. Con frecuencia se burla de las declaraciones de misión corporativa. La columnista del Financial Times, Lucy Kellaway, también otorga premios anuales a los peores tipos de jerga empresarial.
Estos son algunos de los ganadores anteriores:
- Vox populi eventos de riesgo (disturbios)
- Fuga de valor (dinero desperdiciado)
- Descenso ordenado (despido de personas)
La jerga es una gran barrera para la comunicación. Es alienante y polarizante.
De acuerdo a un estudio publicado por el Journal of Language and Social Psychology, el lenguaje demasiado técnico no solo enturbia las aguas para los no expertos, sino que los excluye de la conversación.
No crees barreras innecesarias con las palabras que elijas. Cuando a las personas les cuesta entender la información, la ignoran. La jerga puede ser devastadora para usted, su equipo y sus clientes. Si bien puede ser divertido jugar con el lenguaje y mostrar su dominio de la jerga empresarial, la forma más rápida de expresar su punto de vista es usar un lenguaje sencillo y directo.
Solo debe usar jerga cuando escriba a personas de su industria que estén bien familiarizadas con los temas que está discutiendo. La jerga se convierte en un problema cuando confunde y oscurece.
3. Deja de cometer errores de ortografía y gramática
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Realtime Check de ProWritingAid escanea sus documentos, publicaciones en redes sociales, correos electrónicos y más para mostrarle errores de ortografía, gramática y estilo de escritura mientras escribe. Simplemente haga clic en un resaltado, acepte la sugerencia dada (o reemplace el error usted mismo) y estará en camino de escribir mejor.
Si envía correos electrónicos importantes con frecuencia o se representa a sí mismo o a su empresa en las redes sociales todos los días, Realtime puede salvarle la vida.
Con nuestras extensiones de navegador, los aspectos destacados en tiempo real aparecerán en cualquier lugar donde escriba en línea.
Por qué es importante
Nada es más desagradable que leer la primera línea de un correo electrónico, un artículo de un blog o una publicación en las redes sociales y luego ¡bam! encuentras una palabra mal escrita.
No es ningún secreto que los estándares de ortografía y gramática del idioma inglés están en declive. Y aunque muchas personas culpan a la tecnología por el deterioro de los estándares, la culpa es solo en parte. Sí, el corrector ortográfico ha simplificado la gramática y la ortografía, pero todavía nos encontramos con correos electrónicos con errores ortográficos y documentos a los que les faltan palabras.
Esta es la razón por.
Los sistemas informáticos no son humanos, leen todo lo que escribes en la pantalla como código y no son 100% precisos. Sin embargo, las personas a las que escribes deben comprender completamente el idioma inglés e incluso los matices de la gramática inglesa. Es por eso que no descartarán un error tipográfico o gramatical en su contenido.
Y es comprensible.
No hay lugar para errores cuando intenta ganarse a los clientes potenciales o establecer su experiencia en su industria. Es por eso que necesita ProWritingAid. Nuestro software de edición se integra con una variedad de sitios web y aplicaciones, incluidos Facebook, WordPress, Microsoft Office y Gmail.
La forma en que escribe importa mucho, porque determina cómo otras personas perciben su negocio. Si sus boletines, materiales de marketing y otros documentos comerciales tienen mala gramática o errores tipográficos, esto es lo que dicen sobre usted:
- Careces de buenas habilidades de comunicación.
- Eres poco profesional y descuidado
- No prestas atención a los detalles
- eres un aficionado
Nadie quiere dar el dinero que tanto le costó ganar a una persona que no se preocupa lo suficiente como para revisar la ortografía de su contenido. Si estuviera solicitando un trabajo, ¿escribiría mal el nombre de la empresa para la que desea trabajar? Aprende de los errores de los demás y evita errores gramaticales y ortográficos.
4. Usa la Voz Activa
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El Informe en tiempo real de ProWritingAid también marcará dónde ha utilizado la voz pasiva en su escritura. La voz pasiva no siempre está mal, pero si está escribiendo para clientes o colegas, puede hacer que su escritura sea aburrida para leer.
Use las sugerencias de voz pasiva para reformular sus oraciones. Identifique su sujeto y muévalo al frente de su oración.
Por qué es importante
Cuando usas la voz activa, el sujeto viene primero y realiza la acción que describe el resto de la oración. Pero con la voz pasiva, el orden de las palabras se invierte y el objeto y la acción van primero.
Aquí hay dos ejemplos:
Voz pasiva: El gerente le dará instrucciones
Voz activa: El gerente le dará instrucciones
La voz activa agrega impacto a su escritura de tres maneras:
- Facilita la escritura y la lectura atractiva.
- Limpia oraciones y ayuda a prevenir errores gramaticales.
- No usa muchas palabras, por lo que el material es más conciso y eficiente.
Siempre debes tratar de usar la voz activa. Las oraciones en voz pasiva suelen ser difíciles de entender, incómodas y vagas. También tienen más palabras que oraciones en voz activa, por lo que los lectores tienen que esforzarse más para comprender el significado. Y debido a que no está claro de inmediato quién está realizando la acción, la estructura de la oración puede parecer difícil de manejar.
Cuando usa la voz pasiva en un correo electrónico, un cliente puede pensar que no quiere asumir la responsabilidad por un error que se cometió. No escriba: “Se cometió un error que condujo a un cargo excesivo en su tarjeta de crédito. Ahora se ha rectificado”.
En su lugar, escriba: «Nuestro cajero cometió un error y le cobró de más a su tarjeta de crédito, pero corrigió la entrada».
5. Evite escribir en exceso
Cómo puede ayudar ProWritingAid
Si bien los adverbios y los adjetivos pueden ayudarlo a expresar su punto de vista con mayor claridad, algunas personas usan adverbios para modificar verbos débiles. ProWritingAid puede ayudarlo a evitar sobrescribir. El informe de comprobación del estilo de escritura destaca los verbos pasivos y ocultos, los adverbios usados en exceso, los inicios de oraciones repetidos y mucho más.
Por qué es importante
El Oxford English Dictionary describe la sobreescritura como escribir demasiado elaborado o adornado.
Simplemente te dejas llevar y haces que tu material sea demasiado florido. Como resultado, su estilo de escritura llama la atención. Usted puede preguntar, “¿Qué hay de malo en eso? ¿No se supone que mi estilo de escritura debe llamar la atención? Sí, si estás escribiendo una novela romántica desgarradora o una ficción literaria.
Pero en el mundo de los negocios, la norma es decir lo que quieres decir en términos simples, sin adornos.
Demasiado de algo bueno es malo.
Claro, las descripciones pueden ser gráficas, divertidas e incluso hermosas. Y si eres un buen escritor, pueden darte la oportunidad de mostrar tu estilo de escritura. Sin embargo, al escribir material de negocios, es aconsejable evitar frases redundantes, adverbios innecesarios y adjetivos que distraigan.
Comience a comunicarse claramente con ProWritingAid
En estos días, todo se ha movido en línea. Los correos electrónicos han reemplazado a las cartas y el correo de voz ahora es cosa del pasado. Y aunque la comunicación se ha vuelto más frecuente, todo lo que escribimos presenta una oportunidad para malentendidos.
La comunicación efectiva es difícil y requiere habilidad y esfuerzo. ProWritingAid puede asegurarse de que diga exactamente lo que quiere decir. Podrás expresar todas tus ideas de forma clara y eficaz. En un mundo cada vez más polarizado, nuestra aplicación ayuda a aumentar la conexión a través de una comunicación clara. Le permite comunicarse con confianza, concisión y eficacia.
La buena comunicación va más allá de los mensajes fáciles de leer. Tienes que entender a tus lectores y ponerte en su lugar. Cuando conoce a las personas con las que se está comunicando, se vuelve fácil.
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