Aprenda escritura técnica – Software para el escritor técnico

«Una computadora no limpiará los errores en su manual de procedimientos». – Sheila M. Eby, ejecutiva comercial estadounidense

Categorías de software

De acuerdo con una síntesis de la información que recopilamos, los tipos de software que necesita un escritor técnico se dividen en tres categorías generales:

– Activo: software que necesita para poder producir en

– Pasivo: software que necesita para poder recibir contenido en

– Familiar: software con el que podría ser útil estar familiarizado

Categoría uno: software de producción

La primera categoría es el software que utiliza para crear una copia. Lo primero y más importante, por supuesto, es un programa de procesamiento de textos que sea compatible con la mayoría de sus clientes. En este momento, Microsoft Word es el software de elección en la mayoría de las empresas. Si está ejecutando una de las PC populares como Dell o HP, es probable que tenga alguna versión de Word. XP es bastante estándar, pero muchos escritores usan versiones anteriores y cada vez más se están mudando a Vista.

Incluso si está utilizando una Mac, puede ejecutar aplicaciones de Microsoft que sean compatibles con los requisitos de los clientes basados ​​en PC. Si está utilizando otro programa de procesamiento de textos como Word Perfect y Works, o si su sistema está basado en Linux o alguna otra plataforma de código abierto, deberá poder convertir sus documentos en algo fácilmente accesible y utilizable por sus clientes basados ​​en PC/Microsoft.

Categoría Dos: Software Pasivo

Como lo expresó Austin Wilks, autor técnico sénior (escritor técnico) en Inglaterra: «Ahora vivo principalmente de mi conocimiento de MS-Word y Acrobat PDF». Y eso nos lleva a la segunda categoría que podría llamarse software ‘funcional’. Si bien normalmente no se espera que produzca en Excel, Visio o PowerPoint, debe poder recibir y abrir documentos creados en estos programas. Por ejemplo, si lo contratan para escribir una presentación de PowerPoint, no la creará en PowerPoint, pero es probable que le proporcionen ejemplos de formato y contenido en ese programa. Debe poder leer y comprender el estilo en el que el cliente espera que encajen sus palabras.

Otros dos programas importantes en los que deberá trabajar son Excel y Adobe Acrobat. Excel es, en este momento, el programa de hoja de cálculo más popular. Con frecuencia obtendrá archivos de Excel, como cronogramas de proyectos e información de gestión. A menos que se esté configurando como una tienda de servicio completo, no se espera que cree documentos de Excel, pero es posible que necesite poder manipular datos hasta cierto punto en el programa.

Adobe Acrobat es el software que convierte documentos de varios programas en archivos .pdf. PDF significa formato de documento portátil. Convertir un archivo a .pdf protege el formato para que se vea exactamente como la versión impresa cuando lo mire en el monitor. Un documento se puede guardar como .pdf como parte del proceso de impresión en Word. Si su programa de procesamiento de textos no le permite crear archivos .pdf, puede descargar un programa gratuito llamado PrimoPdf de http://www.primopdf.com

Sin embargo, recuerde que hay dos niveles de Acrobat. Acrobat Reader es un programa de «solo lectura» que le permite descargar, abrir y leer cualquier archivo .pdf. Pero no puede manipularlo de ninguna manera, como copiar una parte de él. Para hacer eso, necesitarás tener Acrobat Pro. Si bien no se usa tanto como los demás, Visio es un programa que ocasionalmente necesitará para abrir un documento de diagrama de flujo, como una pieza de diseño de software, un diagrama de proceso o una estructura jerárquica. Al igual que con los demás, probablemente no se espera que cree documentos en Visio, pero se espera que pueda abrirlos y comprenderlos.

Austin lo resumió de esta manera: «En general, un TW debe ser un operador de procesamiento de textos altamente competente, capaz de obtener el diseño requerido para el trabajo en cuestión sin esfuerzo».

A estas alturas, probablemente estés pensando: «¿Cuánto me va a costar todo esto?» La forma más fácil, aunque no necesariamente la más económica, de obtener todos estos programas, si su computadora no los incluye, es comprar Microsoft Office Professional. Este paquete incluye Access, Accounting Express, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher y Word a menudo por menos de $200. Adobe Acrobat Reader es una descarga gratuita, pero necesitará Acrobat Professional, que puede costar hasta $500 dependiendo de dónde lo compre. Visio Professional también puede costar hasta $500 dependiendo de dónde lo compre, pero Visio Standard hará lo que necesite y cuesta considerablemente menos. Entonces, para responder a la pregunta, comenzando desde cero y comprando todos estos programas, está buscando entre $ 1,000 y $ 2,000. Sin embargo, lo más probable es que ya tenga algunos de ellos y no los necesite todos el primer día. Eso le da tiempo para buscar proveedores en la Web que ofrezcan descuentos significativos en todo tipo de software. Es posible que pueda obtener todo lo que necesita por menos de $ 1,000.

Categoría Tres: Software Familiar

La categoría final es el software con el que es útil estar familiarizado pero que no se espera que use. Esto incluye programas altamente especializados para diseñar o publicar. Nuevamente, a menos que se esté configurando como un taller de servicio completo, no necesitará producir trabajos en programas como Photoshop, Quark, Print Shop, Page Maker o InDesign. A menos que sea un experto en este tipo de software, es mejor que no intente usarlos.

Trabajo uno: buena escritura

Una nota final sobre algo que surgió con frecuencia cuando hablamos con la gente sobre lo que necesita un escritor técnico. Lo escuchamos desde ambos extremos del espectro; de Emily Schreiber, una directora creativa que contrata escritores, y de Austin Wilks, un escritor exitoso. Lo expresó así: «Sin embargo, como estoy seguro de que usted enfatizará, lo que realmente necesita un MT es control sobre el lenguaje, suficiente para expresar lo que se necesita decir, en la forma en que se debe decir, a las personas que necesito oír».